個人事業主になってから、打ち合わせに対する意識が少し変わりました。
もちろん会社員時代も打ち合わせはたくさん経験してきましたが、個人事業主になると自分自身が窓口になる場面も増えます。
今回は、私が打ち合わせで意識していることを紹介します。
相手の話を遮らず、自分は簡潔に話す
私はフルリモート案件へ参画することが多く、打ち合わせのほとんどがWeb会議です。
対面よりもコミュニケーションが難しいと感じるため、自分が話す時間を長くしすぎないことを意識しています。
案件の定例会や個別打ち合わせでは、
- 認識合わせ
- 不明点の確認
- 状況共有
が目的になることがほとんどです。
そのため、一方的に話し続けるのではなく、お互いがテンポよく会話できる方が良いと思っています。
事前準備を怠らない
個人事業主になってから、打ち合わせに対する責任感は以前より強くなりました。
会社員時代も責任感がなかったわけではありませんが、個人事業主は基本的に自分一人です。
案件によっては、
- 営業
- プロジェクト管理
- 設計
- 開発
- お客様対応
など、様々な役割を担うことがあります。
だからこそ、「打ち合わせで初めて考える」
のではなく、事前に論点や確認事項を整理するようになりました。
案件を通して学んだ仕事の進め方については、「個人事業主になって案件で勉強になったこと」でも紹介しています。
聞きたいことは事前に整理しておく
これは過去の失敗から学んだことです。
以前、先方が長く話される方だったことがありました。
私も話を遮る勇気が出ず、結果的に聞きたかったことを十分に確認できませんでした。
その経験以降は、
- 確認したいこと
- 相談したいこと
- 決めたいこと
を事前にメモへ整理するようになりました。
また、必要に応じて打ち合わせ前に共有することもあります。
事前に共有しておくことで、お互いに準備した状態で会話ができるようになります。
オンライン会議の環境を整える
フルリモートで働く以上、オンライン会議の環境も大切です。
私が意識しているのは、
- 安定したネットワーク環境
- ヘッドセットの利用
- 発言タイミング
の3つです。
回線が不安定だと相手に迷惑をかけてしまいますし、音声品質も意外と重要です。
そのため私はエレコムのヘッドセットを利用しています。
また、相手の話にかぶせないよう、発言するタイミングにも気を付けています。
個人事業主の私を支えてくれたものは、「個人事業主1年目に助けられたもの」で紹介しています。
チャットで済むことか考える
打ち合わせの時間は意外と貴重です。
そのため、「本当に会議が必要なのか」を考えるようにしています。
例えば、
- 一言で回答できる内容
- 情報共有だけの内容
であれば、チャットの方が早いこともあります。
一方で、
- 認識合わせ
- 方針確認
- 意見交換
などは会話した方が伝わりやすいと感じています。
そのため、チャットで済むことと、打ち合わせで話すべきことを意識して使い分けています。
おわりに
私が打ち合わせで意識しているのは、
- 相手の話を遮らない
- 自分は簡潔に話す
- 事前準備をする
- オンライン環境を整える
- チャットとの使い分けを考える
ことです。
特別なことではありませんが、こうした小さな積み重ねが打ち合わせを円滑に進めることにつながると思っています。
特にフルリモートでは、対面以上にコミュニケーションが重要になります。
これから案件へ参加する方の参考になればうれしいです。
案件へ参加するまでに行っていたことは、「個人事業主1年目の案件探し体験談」で紹介しています。
