Microsoft 365に関する案件へ参画しているため、私にとって日々のキャッチアップは欠かせません。
ただ、Microsoft 365は機能追加や仕様変更の頻度が高く、すべての情報を毎日追いかけるのは現実的ではありません。
そこで私は、ChatGPTのタスク機能を活用して、毎朝Microsoft 365関連の最新情報を自動で収集しています。
今回は、私が実際に行っているキャッチアップ方法を紹介します。
毎朝のキャッチアップを自動化
ChatGPTには毎朝決まった時間に、Microsoft 365関連の最新情報をまとめてもらうよう設定しています。
自動化している理由は、「情報を探す時間」を減らし、「情報を理解する時間」を増やしたいからです。
また、ChatGPTを使う一番のメリットは、そのまま追加で質問できることだと感じています。
例えば、
- この機能で必要なライセンスは？
- 利用するための前提条件は？
- 実際の現場ではどのように使われている？
といった疑問も、その場ですぐ深掘りできます。
記事やニュースサイトを読むだけでは終わらず、理解まで一気に進められるのが便利です。
キャッチアップで意識していること
私が毎日確認しているのは、新機能の紹介だけではありません。
実務で活用することを前提として、次のような情報も一緒に確認しています。
- 実際のスクリーンショット
- 必要なライセンス
- 利用するための前提条件
- 現場での活用例や注意点
特にMicrosoft 365はライセンスによって利用できる機能が異なるため、「使える機能なのか」「どの環境で利用できるのか」を確認するようにしています。
気になった機能は実際に試す
情報を読むだけでは、なかなか知識として定着しません。
そのため、「これは使えそう」と思った機能は、自分が契約しているテナントで実際に試しています。
実際に操作することで、
- 設定画面
- 操作手順
- 制限事項
- 注意点
まで理解できるようになり、お客様へ説明する場面でも役立っています。
Microsoft 365は、知識だけでなく実際に触ってみることが重要だと感じています。詳細は「個人事業主1年目で経験した案件と学び」でも紹介しています。
ChatGPTである必要はない
この方法は、ChatGPTだけに限った話ではありません。
Copilotをはじめ、他の生成AIでも十分実現できると思っています。
その中で私がChatGPTを利用している理由は、
- タスク機能で自動化できる
- 追加質問がしやすい
- 回答が自然で理解しやすい
と感じているからです。
あくまで「今の自分に一番合っているツール」がChatGPTというだけで、今後もっと使いやすいサービスが登場すれば、乗り換えることにも抵抗はありません。
まとめ
Microsoft 365は進化が速いため、毎日すべての情報を追い続けるのは簡単ではありません。
だからこそ、ChatGPTのような生成AIを活用して情報収集を効率化し、その分、理解や検証に時間を使うようにしています。
今後もAIをうまく活用しながら、Microsoft 365の知識を継続的にアップデートしていきたいと思います。
